许多公司花费大量时间来完善他们的员工入职流程。 然而,花同样多的时间(如果不是更多的话)来优化他们的离职政策是至关重要的。
离职可能非常复杂。 IT 需要保护离职员工的设备,撤销对应用程序的访问权限,并恢复无穷无尽的公司所有材料清单。您如何高效、安全地完成一长串的离职任务? 以下是一些需要考虑的提示,以及像 BetterCloud 这样的可以提供帮助的方式。
1. 创建清单
一旦员工正式宣布离职,主管就应该列出一份导致他们离职的行动清单。 它应该包括员工在那一天之前所期望的一切。 该清单可能包括归还公司设备、就特定角色的任务或知识对临时同事进行培训、结束退休和福利计划——或将其延期——等等。
每项行动完成后,应在清单上清楚注明。 它有助于确保重要的行动真正完成,并为包括员工在内的所有相关方简化整个离职流程。 它还有助于对正在完成的所有事情进行书面记录。
使其协作
重要的是,与该员工一起工作的每个人都可以访问清单,包括人力资源、管理层和主管。 它应该是一项协作工作,通过云应用程序托管,或者至少是基于团队的工具,例如 BetterCloud。
允许每个人访问可以鼓励更紧密的沟通,并让所有相关方都参与进来,尤其是对于需要整整两周或更长时间的离职流程。
2. 设计智能退出调查
离职面谈是获取有关离职的最后细节的首选方法,但如今远程流程被优先考虑,因此离职调查取而代之。 这个想法是从离职员工那里收集有关他们一般经历的信息。 他们在工作期间是否遇到困难,这就是他们离开的原因? 他们发生了什么事或没有发生什么事? 您可以做些什么来重新获得他们的忠诚度并留住他们?
调查应该很容易填写,其中包含发人深省的问题,不一定需要几个小时才能完成。 没有人愿意在离开时为一家公司做更多的工作,所以让事情变得太复杂可能意味着他们不会参与。
报告和评估调查数据
退出调查期间收集的信息不应发送到远程服务器并任其腐烂。 它很有价值,可以极大地改变未来的员工体验。 重要的是要将这些见解带到合适的人面前。 如果一名员工不开心并解释原因,其他员工可能也会有同感。
应始终为高层管理人员分析和重新打包数据。 人力资源和其他部门也应该对其进行审查并可能采取行动。 如果以及何时可以进行更改以改善现有员工的体验,则必须进行更改。
3.尽快限制
2018 年约 34% 的数据泄露涉及内部参与者或与相关公司合作的人员。 换句话说,流氓员工比你想象的更常见,很多时候攻击发生在他们离开或计划离开后。 必须尽快限制对系统的访问。
IT 部门应该限制软件和📮帐户,硬件应该退回并可能通过恢复出厂设置来清除。 此外,还应采取额外的安全措施,包括限制对财产敏感区域、服务器机房等设备的物理访问。
使用 SaaS 工具简化访问
云软件应用程序和 SaaS 工具的最大优点之一是可以近乎即时地添加和删除用户。 这有助于确保当新员工入职时,他们可以通过单一或客户端访问所有必要的应用程序。 然而,当他们离开时,通过限制权限来删除访问权限同样容易。
该公司可以利用自动化来大大加快和优化各种流程,例如入职、离职和其他工作流程。 这些工具也将与您已经使用的应用程序无缝集成。
4. 自动暂停和锁定
作为限制过程的一部分,离开的用户可以自动暂停或从可访问系统中删除。 这包括在使用 Office 365、Okta、Slack、Zendesk 和许多其他软件时清除关联的会话。
这应该通过像 BetterCloud 这样的东西来自动化,因为你永远不知道被轻视或心怀不满的员工会做什么——报复当然是可能的。 即使是友好的分离也可能导致数字损坏或疏忽,尤其是当其他人可以访问相同的帐户和登录名时。 将人员锁在外面可以防止他们窃取数据、破坏、删除或造成任何形式的伤害。
清理目录
使用基于团队的服务,例如内部📮和协作应用程序,即使已删除的用户仍会不时出现。 这允许他们在自动完成事故后潜入的可能性。 从安全和数字卫生的角度来看,防止它发生才有意义。
当用户被暂停或标记时,此过程也可以自动从各种应用程序和服务中删除或隐藏用户。 您还可以使用相同的方法撤销协作文档或文件以及 Salesforce 等应用程序的权限。
5.周边清理
与目录、帐户和其他个人数据类似,需要完成大量外围清理工作——而且这些工作都可以自动化。 它涉及擦除两步授权和备份代码、应用程序专用密码、管理权限、通过 LastPass 等工具进行的安全访问、关闭📮转发、禁用 IMAP 和 POP,以及撤销第三方应用程序访问权限。 由于大多数数字信息都与用户的企业帐户或📮相关联,因此可以使用离职工作流程和工具快速干净地擦除这些信息。
建立工作流程
尽早开发工作流程并修改它们以包括新帐户、数据和内部系统,可以优化自动化在离职过程中的表现。 在 IT 和安全团队审查前用户的帐户和访问权限时,大部分工作已经完成。 这意味着创建一个流程来检查自动化操作期间发生的事情,以及是否修改或更新它以保持一切准确可靠。
6. 遵守强烈的道德规范和尊重
心怀不满的员工不只是带着筹码离开; 他们通常拥有可能会或可能不会严重影响公司的信息。 当他们分享这些信息时,他们通常被称为举报人。 虽然这在企业界被视为负面因素,但有许多对打破沉默的员工的保护措施。 因此,对于公司来说,正确处理整个流程、秉承强烈的道德规范并尊重他们以前的员工是很重要的。
太多的公司实体将员工视为消耗性资产,但事实并非如此。 员工是任何企业的生命线,并且经常处于与客户互动的第一线。 正确对待他们很重要,即使他们要离开了。 更重要的是,尊重他们可以减轻出现的许多离职问题,特别是当涉及到不满意的人员时。
考虑奖励有价值的员工
考虑给有价值的员工一份告别礼物或礼物可能是个好主意,即使是小礼物。 他们可能会离开,但他们已经为公司投入了时间和精力,有时甚至投入了很多年。 用小礼物向他们表示敬意,表示您对他们所做的一切表示感谢,并以愉快的心情送走他们。
7. 完成文档
员工离职的所有文书工作都应在最后一天之前完成。 这包括与福利、工资单、遣散费、公开合同、保密协议等相关的文件。 在员工离开后试图解决这个问题几乎是不可能的,所以最好现在就完成。
创建下线包
与其等到员工准备好离开并宣布他们的意图,不如准备好离职文件包。 至少,应该创建一个模板,以便快速轻松地将完整的包发送给您的离职员工。 它加快了流程,但也确保您可以在他们永远离开之前完成文档。
8. 终止许可
没有理由继续为员工休假后不再需要的应用程序或服务付费。 有些工具会为每个有权访问的用户增加额外费用,无论他们是否活跃。
最重要的是,为 SaaS 应用程序自动化此过程将节省资金、提高安全性并维护干净、最少的用户帐户名册。 Office 365、谷歌和其他服务的许可可以被删除或作废,几乎没有理由需要手动处理。
让它成为一种积极的体验
在本指南中,您可能已经注意到的一个主题是离职流程应该是积极的。 即使员工要离职,也没有必要破坏他们对公司的看法。 退出过程应该以符合道德和尊重的方式处理,并以保护双方的方式——而不仅仅是公司。 另外,您希望您的员工,甚至是离职的员工,积极谈论他们的经历。 随着时间的推移,这会对您的品牌的认知产生巨大影响。
然而,妥善处理安全问题至关重要,这意味着限制对任何和所有系统的访问,恢复公司设备和硬件,并确保员工了解他们的角色。 在有人离开后收集反馈对于进一步改进流程也是必要的。
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