Word for Microsoft 365 备忘单

Word 一直是 Microsoft Office 套件的主力应用程序。 几乎所有使用 Office 的人最终都会在某个时候使用 Word，无论是用于编写备忘录、输入议程、创建报告、起草商务信函还是上千种其他用途中的任何一种。

微软以两种模式销售 Office：个人和企业可以预先支付软件许可并永久拥有它（该公司称之为该套件的“永久”版本），或者他们可以买 Microsoft 365 或 Office 365 订阅，这 意味着他们只有在继续支付订阅费的情况下才能访问该软件。

当你买该套件的永久版本时——比如 Office 2019 或 Office 2021——它的应用程序将永远不会获得新功能，而“365”订阅中的应用程序会不断更新新功能。 有关详细信息，请参阅我们对两种 Office 模型的比较。

此备忘单可让您快速了解自 2015 年以来 Microsoft 365 的 Word for Windows 桌面客户端中引入的功能。随着新功能的推出，我们会定期更新此故事。 （如果您使用的是永久许可 Word 2016 或 2019，请参阅我们单独的 Word 2016 和 2019 备忘单。我们将很快更新 Word 2021 的故事，但与此同时，请查看“Office 2021 中的新增功能 ？”）

使用功能区
功能区界面在当前版本的 Word 中仍然有效。 由于它自 Office 2007 起就包含在 Office 应用程序中，您可能熟悉它的工作原理，但如果您需要复习，请参阅我们的 Word 2010 备忘单。

2018 年 9 月，微软彻底改变了功能区的外观，此后该公司一直在不断改进设计。 它现在看起来更平整、更干净、更简洁，并且具有高对比度的颜色，这使得功能区上的图标和文本更容易看到。 在微软发布 Windows 11 一段时间后，该公司再次对 Ribbon（以及整个 Office）进行了轻微的改版，使其与新版本的 Windows 更加一致。 但它仍然以相同的方式工作，您会发现大部分命令位于与早期版本相同的位置。

新外观出现在 Windows 10 和 Windows 11 中，但根据您的安装，它可能默认显示也可能不显示。 您可以通过单击功能区上方屏幕右上角附近的扩音器图标进行检查。 在出现的“即将推出”屏幕中，查看“尝试新体验”滑块。 如果它是“开启”，则可能意味着您正在使用新界面。 如果它是“关闭”并且您想将其打开，请将滑块移动到“打开”并重新启动 Word。 那应该打开新外观。 但是，在我的测试中，来回更改通常不稳定，尤其是在运行 Windows 11 的 PC 上。

若要了解哪些命令位于功能区的哪些选项卡上，请下载我们的 Word for Microsoft 365 功能区快速参考。 另请注意，您可以使用功能区上方的搜索框来查找命令。

正如在早期版本的 Word 中一样，要使功能区选项卡下方的命令消失，请按 Ctrl-F1。 （请注意，功能区选项卡 – 文件、主页、插入等 – 保持可见。）要再次显示命令，请按 Ctrl-F1。 您还可以通过单击当前所在选项卡的名称来使功能区上的命令消失。 要使命令重新出现，请单击任意选项卡。

您还有其他显示功能区的选项。 要访问它们，首先确保选项卡下方的命令显示在功能区上。 然后单击显示命令的窗格最右侧的功能区显示选项图标（向下箭头）。 在“显示功能区”部分中会出现一个下拉菜单，其中包含这三个选项：

全屏模式：这会隐藏整个功能区，包括选项卡和它们下面的命令。 您可以通过单击 Word 顶部的 来显示功能区和选项卡。 这只会让它们暂时出现，以便您可以从功能区中选择一个功能或选项。 一旦您开始在文档中键入内容，功能区和选项卡就会消失。 要使它们即使在您键入时也可见，请单击 Word 顶部以显示功能区和选项卡，单击功能区显示选项图标，然后选择以下两个选项之一。
仅显示选项卡：显示选项卡但隐藏选项卡下方的命令。 要在选项卡隐藏时显示它们下方的命令，请单击任何选项卡，单击功能区显示选项图标，然后选择始终显示功能区。
始终显示功能区：选择此项会同时显示选项卡和命令。
单击功能区显示选项图标时出现的第四个选项是显示快速访问工具栏。 这将显示快速访问工具栏，它可以让您快速访问各种 Word 功能，如新建、保存、打印、绘制表格等。 当您启用工具栏时，它开始时是空的。 要填充它，请单击出现在工具栏右侧的向下小箭头，然后选择要放在上面的功能。

要自定义功能区上方的标题栏，请选择“文件”>“选项”>“常规”。 在“个性化您的 Microsoft Office 副本”部分中，单击 Office 主题旁边的向下箭头，然后从下拉菜单中选择深灰色、黑色或白色。 要使标题栏再次变为蓝色，请从下拉列表中选择彩色选项。 Office Theme 菜单上方是 Office Background 下拉菜单——您可以在此处选择在标题栏中显示电路板等图案。

单击功能区上的“文件”时出现的 Microsoft 所谓的后台区域有一个有用的功能：如果单击左侧菜单中的“打开”、“保存副本”或“另存为”，您可以看到基于云的服务。 已连接到您的 Office 帐户，例如 SharePoint 和 OneDrive。 每个位置现在都在其下方显示其关联的📮地址。 如果您使用具有多个帐户的云服务，这将非常有用，例如，如果您有一个 OneDrive 帐户供个人使用，另一个用于企业。 你一眼就能看出哪个是哪个。

可能在作品中：一个简化的丝带
一段时间以来，Microsoft 一直致力于为所有 Office 应用程序开发功能区的简化版本。 与现有的功能区一样，它的顶部会有选项卡，每个选项卡上都有命令。 但它比现有的 Ribbon 更精简，占用的空间也更少。

目前，Outlook for Windows 是唯一使用简化功能区的 Microsoft 365 桌面应用。 但是，您可以通过转到 Word 的在线版本来预览它在 Word 中的外观。 单击功能区最右侧的功能区布局图标（向下箭头）并选择简化功能区以使用它。 要恢复到更大、更旧版本的功能区，请选择经典功能区。 Microsoft 已将简化的功能区设置为在线版 Word 中的默认功能区，因此您可能无需执行任何操作即可显示它。

在简化的功能区中，每个选项卡的所有命令仍然存在，但只有最常用的是可见的。 单击功能区最右端的三点图标以在下拉菜单中显示其余命令。

在 Outlook 桌面客户端中，您可以通过单击功能区右边缘的向下箭头小图标在简化功能区和传统功能区之间切换。 我们假设这将在 Word 中以相同的方式工作，但目前我们没有详细信息。 当简化的功能区推出到 Word for Windows 时，我们将更新此部分。 不过，这可能还需要一段时间，因为简化版已经开发多年，但仍未出现在桌面应用程序中。

实时协作
自 2015 年以来，Word 中为 Microsoft 365 订阅者引入的最大功能是实时协作。 它让人们可以在世界任何地方通过互联网连接一起处理文档，这是 Google Docs 长期以来拥有的功能。 微软称之为“共同创作”。

在 Word for Microsoft 365 中进行协作只有三个要求：您必须登录到您的 Microsoft 或 Office 365 帐户； 文档必须存储在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中； 并且必须打开自动保存。

要共享文档以便与他人协作：首先打开它，然后单击屏幕右上角的共享按钮。 如果您尚未将文件保存在 OneDrive、OneDrive for Business 或 SharePoint Online 中，系统将提示您这样做。

单击“共享”按钮会弹出“发送链接”窗口。 您可以在这里发送一封📮，其中包含其他人可以访问该文档的链接。

首先，决定是否任何知道链接的人都可以编辑文档，或者只有那些你输入了📮地址的人。 如果您在窗格顶部附近看到文本“知道链接的任何人都可以编辑”，您可以通过单击它来更改它，然后在出现的屏幕上选择“特定人员”。 同样，如果“特定人员”出现在📮地址上方，您可以通过单击它来更改它，然后从出现的屏幕中选择知道链接的任何人都可以编辑。

在第二个屏幕上，您还可以取消选中允许编辑框以将文档设置为对所有人只读。 您还可以设置一个到期日期，之后人们将无法访问该文件。 并且可以设置密码，只有知道密码的人才能访问。 （如果您使用 Office 的商业版、企业版或教育版，您的 IT 部门设置的共享权限和选项可能会略有不同，例如允许组织内的任何人编辑文档的选项。）

返回主“发送链接”窗口，输入收件人的📮地址（在您键入时，Word 会从您的地址簿中建议您可以选择的人），可选地键入一条消息，然后单击发送。 一封📮将发送给所有收件人，其中包含一个链接，他们可以单击以打开文档。

（如果您更愿意将文件副本作为 Word 文档或 PDF 而不是链接发送给收件人，从而不允许实时协作，请单击“发送链接”屏幕底部的发送副本。）

还有另一种共享存储在个人 OneDrive 中的文件以进行协作的方法：在“发送链接”窗口窗格底部，单击“复制链接”。 当您这样做时，您可以复制链接并通过📮将其发送给自己的某人。 请注意，如果您让 Word 直接为您发送链接，您可以使用相同的选项来允许编辑、不允许编辑等。 只需单击复制链接下方的任何知道链接的人都可以编辑或特定人员，然后按照上面的说明进行操作。

开始协作：当您的收件人收到您的📮时，他们单击按钮或链接打开文档，该文档在 Web 浏览器中的 Word Online 中打开，而不是在 Word 桌面客户端中打开。 他们可以在 Word Online 中编辑或阅读它，具体取决于您授予的权限，或者单击“在桌面应用程序中打开”并从 Word 桌面客户端使用它。

Web 版本不如客户端版本功能齐全——例如，没有那么多格式选项，你不能插入形状、截屏、使用邮件合并或使用其他几个功能。 但对于基本编辑，它工作正常。

当任何协作者打开文档时，您会看到每个人的彩色光标栏，指示他们在文档中的存在。 每个人都有自己独特的颜色。 将光标悬停在其他人的光标栏上以查看他们的名字。 一旦他们开始编辑，您就可以看到每个协作者所做的事情，包括删除、编辑和添加文本。 他们也看到你做了什么。

协作包括在文档中的特定位置进行评论而无需实际更改文档内容的能力。 为此，请将光标放在文档中要显示评论的位置（或选择一个词或短语），单击屏幕右上角的“评论”按钮，然后选择“新建评论”。 右边空白处出现一个新的评论框； 在那里输入您的评论。

如果您想引起同事对评论的注意，请在评论中 @ 提及他们 — 输入 @ 和此人姓名的前几个字母，然后从出现的列表中选择他们的名字。 他们将收到一封📮通知，其中包含文档中评论的链接。

协作的每个人都可以在右边距中看到所有评论。 要回复评论，请将鼠标悬停在评论上，单击回复按钮，然后输入您的回复。 还有一个解决按钮可以使评论变灰。

请注意，实时协作的效果取决于您的互联网连接强度。 在缓慢或不稳定的连接上，您不会立即看到其他人所做的编辑，他们也不会立即看到您的编辑——会有延迟。 因此，在可能的情况下，在协作时尽可能建立最牢固的联系总是最好的。

您可以随时通过单击“共享”按钮查看谁有权访问该文件。 在打开的“发送链接”屏幕中，单击右上角的三点图标并选择管理访问权限以查看可以访问该文件的人员列表。 您可以在此处更改编辑/查看权限、撤销某人的访问权限或完全删除共享链接。

搜索以快速完成任务
Tell Me 是 Word 2016 的一个非常有用的新增功能，基本上是一个增强的搜索功能，用于在 Word 中查找命令。 现在更名为简单的搜索，当你想做一个你以前没有做过或忘记怎么做的任务时，它会非常有用。

要使用它，请单击搜索框 – 它位于蓝色标题区域中的功能区上方。 （键盘爱好者可以按 Alt-Q 转到搜索框。）输入一个任务，您将获得可能的匹配项列表。 单击您要获取操作说明的任务。

例如，我键入了一个信封地址并选择了信封结果，然后出现了用于填写信封地址的屏幕。 当我输入更通用的查询“写一篇文章”时，它会弹出一个指向 Word 研究人员功能的链接，该功能可让您在 Word 中进行研究，添加您找到的研究的来源，然后在文档中引用来源。 （稍后会详细介绍 Researcher。）如果您输入查询并将鼠标悬停在结果上而不是单击它，您将看到一个屏幕，说明单击结果后可以执行的操作。

这是一个很大的节省时间，因为你不必在功能区中寻找你想要的命令。 它会记住您之前在框中选择的功能，因此当您点击它时，您首先会看到您之前搜索过的任务列表。 这样，您经常执行的任务总是触手可及。

搜索也获得了更多的功能。 Microsoft 365 企业版和教育版的一些用户现在可以使用搜索框从 Word 中查找组织中的人员、SharePoint 资源和其他个性化结果。